ITの担当者が変わるときは、仕様、変更理由、過去の提案、未対応の作業を引き継ぎます。決定した内容だけでなく、なぜその方法を選んだかも確認できるようにしましょう。
引き継ぐ記録を決める
- 相談のきっかけと、改善したい仕事。
- 決定した仕様と、変更した内容。
- 選んだ理由と、見送った方法。
- 次に検討する作業と、担当者。
- 操作手順、連絡先、契約で確認する事項。
資料の保存先をそろえ、必要な人が経緯をたどれるようにします。
ユースケース：変更理由を残して、担当交代を引き継ぐ
課題
担当者が変わるたびに、日報システムの仕様や修正理由を最初から説明している。見送った案や未対応の作業も分からない。
解決策
相談内容、決定した仕様、変更理由、見送った案、次の作業を保存先にまとめる。新しい担当者が読み、不明点と引き受ける作業を確認する。
改善後（想定）
新しい担当者は経緯を読んだうえで未確認の点から相談を進められる。会社も未対応の作業と担当を同じ記録で確認できる。
AYlabでは、経緯を社内で共有する
AYlabは、打ち合わせ、過去の提案、実施内容、決定事項、次回の提案候補などを、顧客ごとの社内ナレッジとして蓄積します。打ち合わせの録音や文字起こしは、取得・共有の方法を確認して扱います。
営業や顧客対応の情報を共有するシステムも自社で構築しています。顧客に渡す情報と社内で共有する情報は、案件と契約に合わせて確認します。
仕事の役割と、連絡窓口を確認する
ヒアリングを行うフロント、システムを開発するエンジニア、デザインを制作するクリエイター、全体を管理するプロジェクトマネージャーなど、仕事を役割に分けて進めます。
実際の担当者、分担、連絡方法は案件ごとに決めます。変更を承認する人と、決定事項を記録する人も確認します。
契約終了時は、渡す情報と費用を確認する
契約終了時には、必要な情報を整理し、他社へ引き継ぐこともできます。対象資料、データ、操作説明の範囲は契約で確認し、引き継ぎ作業に別途費用が発生する場合があります。
依頼前に、担当交代時の共有方法と、終了時に渡せる情報を確認してください。
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ユースケースは課題・解決策・改善後を示す架空の例で、実際の導入実績ではありません。写真・イラストはAI生成によるイメージです。情報確認日：2026年10月4日。