生成AIを導入する前に、任せる業務を決める5つの確認項目

生成AIを導入する前に、時間がかかっている作業を調べます。ツールを選ぶために、次の5項目を確認しましょう。

1. 任せる業務と、仕事の完了条件

文章作成、社内資料の検索、問い合わせ回答などから、利用頻度と作業時間を確認します。メールなら送信できる状態、議事録なら確認して共有できる状態までを対象にします。

社内手順、商品情報、過去の回答など、必要な資料を選びます。正式版、適用範囲、閲覧できる人、更新担当を確認してください。古い資料を現行の手順と混ぜないようにします。

AIが作った内容を誰が確認し、どの時点で使うかを決めます。必要事項の抜け、資料との違い、確認できない回答の扱いをそろえます。

個人情報、顧客情報、機密情報の扱いを決めます。利用するサービスの仕様、設定、契約条件を確認し、社員が使うアカウントと入力できる範囲を説明します。

準備、作成、確認、修正にかかる総作業時間と、回答の品質を記録します。同じ種類の仕事で比べ、継続するか、資料や使い方を直すか、その業務での利用をやめるかを判断します。

課題
担当者が似た問い合わせへの返信を毎回書いており、回答を作る時間と確認する手間がかかっている。

解決策
承認済みの商品情報と回答例を参照して、AIで下書きを作る。担当者が仕様・条件・宛先を確認して送信し、準備・確認・修正も含めて時間を記録する。

改善後（想定）
担当者は下書きから返信を仕上げられる。実測した総作業時間と修正内容を手作業と比べ、継続する業務と人が対応する業務を選べる。

ユースケースは課題・解決策・改善後を示す架空の例で、実際の導入実績ではありません。情報確認日：2026年10月4日。